Regime de caixa vs. Regime de competência: qual adotar?

Analisar as finanças de uma empresa é como olhar para um objeto com os dois olhos. Cada olho oferece uma perspectiva ligeiramente diferente, mas é apenas quando o cérebro combina as duas imagens que temos uma visão tridimensional, com profundidade, nitidez e clareza.

Tentar gerir seu negócio olhando com um olho só, ou seja, usando apenas o regime de caixa ou apenas o regime de competência, deixa a imagem “chapada” e perigosamente incompleta.

Muitos gestores conhecem bem a dor de usar apenas uma dessas “lentes”. Há aquele que olha o extrato bancário cheio no fim do mês e acredita que a empresa está rica, sem enxergar as contas e impostos que vencerão na semana seguinte.

Por outro lado, há o empreendedor que comemora um relatório de vendas com lucro recorde, sem perceber que o caixa está negativo e que talvez não haja dinheiro para pagar os salários.

O que é regime de caixa e regime de competência?

Regime de caixa: a foto do seu dinheiro hoje

O regime de caixa é um método de registro contábil que reconhece as receitas e despesas apenas quando o dinheiro efetivamente entra ou sai da conta da empresa. Ele é simples, direto e reflete a realidade do seu extrato bancário.

Se um cliente pagou hoje, a receita é registrada hoje. Se você pagou um boleto hoje, a despesa é registrada hoje. O foco absoluto do regime de caixa é a liquidez, ou seja, o dinheiro disponível no momento.

Regime de competência: o filme da sua performance econômica

O regime de competência, por sua vez, registra as transações na data em que o evento que as gerou ocorre (o chamado fato gerador), independentemente de quando o dinheiro troca de mãos. Se você fez uma venda em janeiro, a receita é de janeiro, mesmo que o cliente só vá pagar em março.

Se a sua equipe trabalhou em maio, o custo do salário é de maio, mesmo que o pagamento só ocorra no quinto dia útil de junho. O foco do regime de competência é medir a lucratividade e o resultado econômico de um período.

Vantagens e desvantagens de cada regime

Característica	Regime de Caixa	Regime de Competência
Foco principal	Liquidez (dinheiro disponível)	Lucratividade (resultado econômico)
Vantagem	Simplicidade e visão realista do caixa	Medição precisa do resultado do período
Desvantagem	Não mostra a lucratividade real	Pode mascarar problemas de caixa
Principal relatório	Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC)	Demonstrativo de Resultado (DRE)

O impacto na prática: como cada regime afeta a tomada de decisão

O regime de caixa é essencial para a gestão do dia a dia, o controle do capital de giro. Você o utiliza para responder a perguntas táticas como:

Temos dinheiro em conta para pagar a folha de salários nesta sexta-feira?
Posso quitar este fornecedor à vista para ganhar um desconto ou é melhor usar o prazo?
Qual o impacto real das vendas parceladas no meu caixa para os próximos 30 dias?

Decisões com a lente do regime de competência

O regime de competência é fundamental para a análise estratégica e o planejamento de longo prazo. Ele é a base da contabilidade gerencial e serve para responder a perguntas como:

Nossa empresa deu lucro no último trimestre, mesmo com o caixa apertado?
Qual a margem de lucro real do nosso novo produto?
A performance da equipe de vendas atingiu a meta de faturamento do mês?
Como devemos construir nosso orçamento de receitas e despesas para o próximo ano?

Exemplo prático: a venda de R$1.200 em 3 parcelas

Imagine que sua empresa vendeu um serviço de R$ 1.200 no dia 10 de janeiro. O cliente pagará em 3 parcelas de R$ 400, com vencimento em 10 de fevereiro, 10 de março e 10 de abril. Para prestar este serviço, você teve um custo de R$ 600, que foi pago ao seu fornecedor à vista no dia 15 de janeiro.

Visão por regime de competência (análise do mês de janeiro)

Receita: + R$ 1.200 (registrada na data da venda, que foi em janeiro)
Custo: – R$ 600 (registrado na data em que o custo foi incorrido, também em janeiro)
Lucro: = R$ 600

Nesta visão, sua empresa parece muito lucrativa em janeiro.

Visão por regime de caixa (análise do mês de janeiro)

Entradas: + R$ 0 (nenhuma parcela foi recebida ainda)
Saídas: – R$ 600 (o fornecedor foi pago em janeiro)
Fluxo de caixa: = – R$ 600

Nesta visão, sua empresa parece estar em apuros financeiros em janeiro.

Apenas ao analisar as duas informações juntas você tem a verdade completa: a empresa realizou uma venda lucrativa, mas que gerou uma necessidade de caixa de curto prazo.

Ferramentas e a resposta final: qual regime adotar?

A pergunta do título deste artigo é, para fins de gestão, uma “pegadinha”. Uma empresa bem gerenciada não escolhe um ou outro. Ela usa os dois de forma complementar e inteligente.

O regime de caixa é usado para elaborar o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), e o regime de competência é usado para construir o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Para fins fiscais, a história é outra

Para a apuração de impostos, a escolha depende do seu enquadramento tributário. Empresas no Simples Nacional, por exemplo, podem optar por pagar seus impostos com base no regime de caixa, enquanto empresas no Lucro Presumido e Lucro Real são, em geral, obrigadas a usar o regime de competência. O portal do Sebrae é uma excelente fonte para entender melhor essas regras tributárias específicas.

Ferramentas que fazem o trabalho por você

A boa notícia é que você não precisa fazer esses dois controles manualmente. Bons sistemas de gestão financeira, como o Omie ou TOTVS, são projetados para trabalhar com os dois regimes de forma nativa e automática.

Ao registrar uma venda a prazo, o sistema já a aloca corretamente na DRE (pela competência) e lança as parcelas futuras no seu fluxo de caixa (pelo caixa), gerando ambos os relatórios sem esforço.

A base técnica para estes métodos está nos pronunciamentos do CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis). O CPC 00 (R2), que trata da Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro, é o documento que fundamenta estes conceitos no Brasil.

Tenha uma equipe estratégica ao seu lado

Assim como precisamos dos dois olhos para ter uma visão tridimensional, uma empresa precisa dos dois regimes para ter uma visão financeira completa. Uma gestão “míope”, que olha apenas para o caixa e ignora a lucratividade, ou que celebra o lucro no papel mas se esquece do dinheiro na conta, é incompleta e extremamente arriscada. A combinação do regime de caixa e do regime de competência é o que permite enxergar a profundidade e a realidade do negócio.

Entender a diferença e, principalmente, a complementaridade entre os dois regimes é o que eleva um gestor do nível operacional para o estratégico. É o que permite ter uma contabilidade gerencial que não serve apenas para cumprir obrigações, mas que atua como uma verdadeira ferramenta para a tomada de decisões mais inteligentes e seguras.

Sabemos que implementar essa dupla visão e configurar as ferramentas para gerar relatórios claros e confiáveis por ambos os regimes pode ser um desafio. Se você precisa de um parceiro especialista para ajudar a estruturar os processos e a contabilidade gerencial da sua empresa, conte com a Multise Finance.

Nós podemos garantir que você tenha sempre a visão completa para tomar as melhores decisões e guiar seu negócio rumo ao sucesso.