Entenda a diferença entre custos fixos e variáveis e como usar na tomada de decisão
Na gestão de uma empresa, nem todos os custos e despesas são criados iguais. Alguns se comportam de maneira estável, independentemente do seu volume de vendas, enquanto outros sobem e descem junto com a sua produção.
Entender a “personalidade” de cada um desses gastos, ou seja, saber se ele é fixo ou variável, é o primeiro e mais importante passo para dominar a lucratividade e a estratégia de precificação do seu negócio.
Muitos gestores conhecem a dor de não ter essa clareza. É o caso do empreendedor que concede um grande desconto para fechar uma venda, pensando que qualquer negócio é válido, sem perceber que aquele desconto consumiu toda a margem de contribuição e, na prática, ele “pagou para trabalhar”.
Ou da empresa que foca obsessivamente em cortar custos fixos visíveis, como o cafezinho, mas ignora as pequenas ineficiências nos custos variáveis, que corroem o lucro a cada nova venda.
Decifrando os conceitos: custos fixos vs. custos variáveis
Para começar, vamos classificar e entender cada tipo de custo.
Custos fixos: a estrutura do seu negócio
Os custos e despesas fixos são todos os gastos que não se alteram com o volume de produção ou vendas em um curto prazo. Em outras palavras, você terá que pagá-los integralmente, mesmo que não venda um único item naquele mês. Eles representam o custo de manter a “estrutura” da sua empresa de portas abertas.
Exemplos claros de custos fixos:
- Aluguel do escritório ou do galpão
- Salários da equipe administrativa (financeiro, RH, etc.)
- Assinaturas de softwares e sistemas (ERP, CRM)
- Serviços de contabilidade e limpeza
- Planos de internet e telefonia
Custos variáveis: o custo da sua entrega
Os custos e despesas variáveis, por outro lado, são aqueles que variam diretamente com o volume de produção ou vendas. Se você vende mais, eles aumentam. Se você vende menos, eles diminuem. Eles estão diretamente ligados à sua atividade principal.
Exemplos claros de custos variáveis:
- Custo da matéria-prima ou da mercadoria vendida (CMV)
- Comissões da equipe de vendas
- Impostos que incidem sobre o faturamento (como Simples Nacional, ICMS, PIS/COFINS)
- Custo do frete para entrega ao cliente
- Embalagens dos produtos
Como a análise de custos impacta sua gestão
Separar os custos nessas duas categorias não é um exercício teórico. É a base para calcular dois dos indicadores mais importantes para a gestão de qualquer negócio.
Calculando a margem de contribuição: o indicador-chave
Este é o primeiro e mais importante resultado que a análise de custos fixos e variáveis te proporciona. A margem de contribuição mostra, de forma líquida, quanto dinheiro cada venda gera para a empresa após a dedução de todos os custos e despesas variáveis relacionados a ela. A fórmula é:
Margem de Contribuição (em R$) = Preço de Venda – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis)
Esse valor é o que efetivamente “contribui” para pagar toda a sua estrutura de custos fixos e, somente após cobri-los, para gerar lucro. Para um mergulho profundo neste KPI, leia nosso guia sobre como calcular a margem de lucro.
Definindo a precificação e o ponto de equilíbrio
A margem de contribuição é a sua principal aliada na formação de preços. Ela define o seu “piso de preço”: em uma negociação, você sabe que seu preço de venda nunca pode ser menor que a soma de seus custos e despesas variáveis, pois isso resultaria em uma margem de contribuição negativa (ou seja, você pagaria para vender).
Além disso, é com base na margem de contribuição que se calcula o Ponto de Equilíbrio, o faturamento mínimo que a empresa precisa para pagar todas as contas e não ter prejuízo. Essa análise é a base de uma precificação de produtos e serviços inteligente.
Estratégias para otimizar sua estrutura de custos
Entender a sua estrutura de custos permite que você adote as estratégias certas para o seu modelo de negócio.
Se sua empresa tem altos custos fixos (ex: indústria, academia, software)
Negócios com uma grande estrutura fixa precisam de volume para serem lucrativos. A estratégia principal é diluir esses custos fixos por um grande número de vendas. As alavancas de otimização são:
- Focar em estratégias comerciais e de marketing para aumentar o volume de vendas.
- Investir em automação e tecnologia para aumentar a produtividade e a capacidade de entrega sem aumentar a estrutura.
Se sua empresa tem altos custos variáveis (ex: e-commerce, consultoria, revenda)
Negócios onde a maior parte do custo é variável dependem da rentabilidade de cada venda individual. A estratégia principal é melhorar a margem de cada transação. As alavancas de otimização são:
- Renegociar constantemente os preços com fornecedores para reduzir o custo da mercadoria.
- Otimizar processos para reduzir o custo da mão de obra por serviço prestado.
- Focar os esforços de venda nos produtos e serviços que possuem a maior margem de lucro.
Ferramentas e fontes de conhecimento
A base para uma boa análise de custos fixos e variáveis é um registro de transações impecável e bem categorizado. Sistemas de gestão financeira, como Nibo, Conta Azul, Omie, Bom Controle ou TOTVS, são essenciais para isso. Eles permitem que cada despesa seja classificada corretamente no momento do lançamento, gerando relatórios confiáveis que servem como matéria-prima para a análise.
Fontes de educação continuada
O Sebrae é uma referência indispensável para o empreendedor brasileiro, com cursos e materiais práticos sobre formação de preços e gestão de custos para PMEs, ajudando a solidificar esses conceitos fundamentais.
A análise de custos fixos e variáveis é parte de uma disciplina maior da gestão financeira chamada Análise Custo-Volume-Lucro (CVL). Para uma visão acadêmica e aprofundada, com exemplos e aplicações, portais de educação executiva como o da Harvard Business School Online, em seu guia sobre Cost-Volume-Profit Analysis, são uma referência global.
Melhore sua análise financeira
A análise de custos fixos e variáveis não é um exercício acadêmico para contadores; é a ferramenta de diagnóstico mais fundamental para a gestão financeira de um negócio. É o que permite ao gestor entender o verdadeiro DNA da sua operação e como ela se comporta em diferentes cenários de venda.
Entender a sua estrutura de custos é o que te dá o poder para criar uma estratégia de precificação consciente, tomar decisões de investimento mais seguras e, em última análise, ter controle total sobre a lucratividade do seu negócio. É o que transforma um gestor reativo em um arquiteto de resultados, que sabe exatamente quais alavancas acionar para otimizar sua margem de lucro.
Sabemos que realizar essa análise de forma detalhada, especialmente em empresas com múltiplos produtos, serviços ou com uma estrutura de custos complexa, exige um olhar analítico e experiente. Se você precisa de um parceiro especialista para mergulhar nos seus números, revelar a rentabilidade real de cada parte da sua operação e te ajudar a traçar a melhor estratégia para maximizar seus resultados, conte com a Multise Finance.
