Conciliação bancária: como fazer e por que é fundamental para sua empresa
O saldo que você vê na sua planilha de controle financeiro hoje é exatamente o mesmo valor que está no extrato da sua conta bancária? Para a grande maioria das empresas que não praticam a conciliação bancária de forma disciplinada, a resposta para essa pergunta é um sonoro e preocupante “não”.
Essa discrepância, por menor que pareça, é um grande sinal de alerta. Operar com essa diferença significa tomar decisões com base em um “saldo fantasma”, que não reflete a realidade do seu caixa.
É o risco de aprovar uma compra acreditando ter um recurso que não existe, de descobrir um pagamento não registrado tarde demais, ou a constante insegurança de nunca confiar 100% nos próprios números para fazer um planejamento futuro.
O que é conciliação bancária? (e por que ela é tão importante)
A conciliação bancária é o processo de comparar, linha por linha, os lançamentos do seu controle financeiro interno (seja uma planilha ou um sistema de gestão) com os lançamentos do seu extrato bancário, para garantir que todas as informações coincidam e para identificar e corrigir quaisquer divergências. Pense nela como uma auditoria diária da sua movimentação financeira.
Este processo, longe de ser mera burocracia, é fundamental por quatro motivos principais:
- Garante a confiabilidade dos saldos: após a conciliação, você passa a ter 100% de certeza sobre o dinheiro que realmente tem em caixa. O “achismo” dá lugar à precisão.
- Detecta erros e possíveis fraudes: a comparação minuciosa permite identificar rapidamente cobranças de taxas indevidas pelo banco, pagamentos em duplicidade, cheques não compensados ou até mesmo desvios de recursos.
- Melhora a tomada de decisão: com dados precisos e saldos confiáveis, as decisões sobre investimentos, cortes de gastos ou novas compras se tornam muito mais seguras.
- Simplifica o fechamento financeiro: quem faz a conciliação diariamente ou semanalmente não sofre no final do mês. O processo de fechamento financeiro se torna uma tarefa rápida, pois não há centenas de transações acumuladas para verificar.
Como fazer a conciliação bancária: um passo a passo prático
Criar o hábito da conciliação é mais simples do que parece. Siga este processo, que pode ser feito diariamente ou semanalmente.
Passo 1: reúna a documentação necessária
Para começar, você precisa de apenas dois documentos: o extrato bancário do período que deseja conciliar (ex: o dia anterior, ou a última semana) e o seu controle financeiro interno, seja ele uma planilha ou um sistema onde você registra as entradas e saídas.
Passo 2: compare as datas e os valores
Este é o coração do processo. Com os dois relatórios lado a lado, comece a “ticar” ou marcar cada lançamento que aparece em ambos. Por exemplo, se no seu extrato há um crédito de R$ 500,00 referente ao cliente X, encontre este mesmo lançamento no seu controle interno e marque os dois como “conciliado”. Faça isso para todas as entradas e saídas.
Passo 3: identifique e analise as divergências
Ao final do passo 2, provavelmente sobrarão itens não ticados em ambos os lados. Estes são os pontos de divergência que precisam ser analisados. Os mais comuns são:
- No extrato bancário: tarifas de manutenção, juros do cheque especial, rendimentos de aplicações, taxas de DOC/TED.
- No seu controle interno: cheques emitidos que ainda não foram compensados pelo beneficiário, depósitos feitos que ainda estão “em trânsito” para a conta.
Passo 4: faça os ajustes necessários no seu controle
Agora, você precisa zerar as diferenças. Para cada divergência encontrada no extrato (como as tarifas bancárias), você deve fazer o lançamento correspondente no seu controle interno.
Para os itens que só estão no seu controle (como um cheque não compensado), você não faz nada, apenas aguarda que eles apareçam no extrato nos próximos dias. O objetivo final é que o saldo do seu controle se torne idêntico ao saldo final do extrato bancário.
Os erros mais comuns na conciliação (e como evitá-los)
Existem três erros clássicos que sabotam a conciliação bancária na maioria das empresas.
Erro 1: deixar para fazer apenas no fim do mês
O maior erro é o acúmulo. Tentar conciliar 30 dias de transações de uma só vez é uma tarefa gigantesca, cansativa e extremamente suscetível a erros. Além disso, um problema que ocorreu no dia 2 só será descoberto quase um mês depois.
- A solução: crie uma rotina financeira disciplinada. Faça a conciliação diariamente (o que leva apenas alguns minutos) ou, no mínimo, uma vez por semana.
Erro 2: ignorar os pequenos valores
Muitos gestores ignoram o lançamento de taxas de manutenção de conta de R$ 30 ou tarifas de R$ 10, pensando que não fazem diferença no todo.
- A solução: a regra deve ser clara: cada linha do extrato bancário, não importa o valor, deve ter um lançamento correspondente no seu controle. Esses pequenos valores, somados, criam um “furo” que impede que o saldo bata.
Erro 3: erros de digitação e categorização
O erro humano ao digitar um valor (R$ 150,00 em vez de R$ 105,00) ou ao classificar uma despesa na categoria errada é uma das maiores fontes de divergência e retrabalho.
- A solução: sempre que possível, utilize ferramentas que minimizem a digitação manual, como a importação de extratos que veremos a seguir.
Ferramentas que automatizam e simplificam o processo
Felizmente, a tecnologia evoluiu para transformar essa tarefa, antes demorada, em um processo rápido e inteligente.
Planilhas financeiras
As planilhas são o ponto de partida para muitas empresas. É possível fazer a conciliação com elas, mas o processo será 100% manual e, portanto, mais demorado e sujeito aos erros que citamos.
Sistemas de gestão financeira (a solução inteligente)
Um bom software de finanças é a melhor ferramenta para uma conciliação bancária eficiente. Sistemas modernos, como Conta Azul, Omie, Bom Controle e Nibo, possuem funcionalidades de “conciliação automática”.
Eles se integram ao seu banco para importar o extrato (geralmente através de um arquivo OFX) e, usando inteligência, já sugerem a associação entre os lançamentos do banco e os seus registros internos. O trabalho do usuário é apenas aprovar as sugestões, transformando horas de trabalho em minutos.
A tecnologia por trás da automação
Essa integração entre bancos e sistemas de gestão está sendo revolucionada pelo Open Finance no Brasil. Para entender como essa tecnologia funciona e quais os benefícios de segurança e agilidade que ela traz para as empresas, o site oficial do Open Finance Brasil, mantido pelo Banco Central, é a fonte de informação mais completa e confiável.
Leia também::: Fluxo de caixa: o que é e como aplicar na prática
Melhore as finanças da sua empresa
A conciliação bancária não é uma tarefa burocrática opcional; ela é o processo que garante a veracidade e a confiabilidade de toda a sua informação financeira. É o selo de qualidade que atesta que o saldo que você enxerga no seu controle é real. É o alicerce sobre o qual todas as outras análises e decisões devem ser construídas.
Uma rotina financeira que inclui a conciliação diária ou semanal elimina o estresse do final do mês, previne perdas financeiras com taxas e erros não identificados, e constrói a base de dados sólida e confiável que você precisa para um fechamento financeiro rápido e para tomar decisões estratégicas com muito mais segurança.
Entendemos que, para empresas com um alto volume de transações, mesmo o processo semi-automatizado pode ser um desafio na correria do dia a dia. Se você deseja garantir que a conciliação bancária da sua empresa seja feita com perfeição e pontualidade, sem consumir seu tempo precioso, a Multise Finance pode ajudar.
Através de nossos serviços de BPO Financeiro, nós assumimos essa e outras rotinas, garantindo a precisão dos seus números e liberando você para focar no crescimento do seu negócio.
