Como usar uma planilha para controle financeiro empresarial

Como usar uma planilha para controle financeiro empresarial

O início de muitas empresas é marcado por um certo caos financeiro. Recibos se acumulam em uma caixa de sapatos, anotações importantes se perdem em cadernos e a única visão real das finanças vem do extrato bancário no fim do mês. Se essa descrição soa familiar, saiba que o primeiro passo para trazer ordem a esse cenário é mais acessível do que você imagina: uma boa planilha para financeiro.

Muitos associam planilhas a algo amador, mas isso é um mito. Pense na construção de uma casa. Ninguém começa pelo telhado; o trabalho começa pela fundação. A planilha é exatamente isso: o alicerce sólido sobre o qual toda a sua gestão financeira será construída. Ela é a ferramenta que transforma a confusão em clareza, a incerteza em controle e o “achismo” em dados concretos.

Modelos prontos de planilhas para empresas

Você não precisa ser um expert em Excel para começar. A melhor forma de dar o primeiro passo é usar modelos prontos e testados. Existem três planilhas para empresas que são absolutamente essenciais para qualquer negócio, independentemente do tamanho ou setor.

1. Planilha de fluxo de caixa diário/mensal

Esta é a planilha mais importante. Ela permite que você tenha uma visão clara de todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa, garantindo que você tenha recursos (liquidez) para pagar todas as suas contas em dia.

• Colunas essenciais: Data, Descrição da Transação (ex: Venda Produto X, Pagamento Aluguel), Categoria (Receita de Vendas, Despesa Administrativa), Tipo (Entrada ou Saída), Valor, e uma coluna final de Saldo Corrente, que se atualiza a cada lançamento.

2. Planilha de contas a pagar e a receber

Enquanto o fluxo de caixa olha para o dinheiro, esta planilha olha para o tempo. Ela serve para controlar todos os seus compromissos futuros, tanto os pagamentos que você precisa fazer quanto os recebimentos de clientes, evitando multas e gerenciando a inadimplência.

• Colunas essenciais: descrição, Cliente/Fornecedor, Valor, Data de Emissão, Data de Vencimento, e uma coluna de Status (com opções como “A Pagar”, “Pago”, “A Receber”, “Recebido”, “Atrasado”).

3. Planilha de DRE gerencial simplificada

Esta planilha responde à pergunta mais importante: sua empresa está dando lucro ou prejuízo? Diferente do fluxo de caixa, a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) confronta suas receitas com seus custos e despesas para apurar o resultado final.

• Estrutura Básica: (+) Receita Bruta, (-) Deduções e Impostos, (=) Receita Líquida, (-) Custos dos Produtos/Serviços, (=) Lucro Bruto, (-) Despesas Operacionais, (=) Lucro ou Prejuízo Operacional.

Estes três modelos são o pilar de um bom controle inicial. Para um ponto de partida ainda mais acelerado, o Sebrae oferece um pacote completo de ferramentas e planilhas de gestão financeira para download gratuito, incluindo modelos de fluxo de caixa e controle de estoque.

Como adaptar os modelos à sua realidade

Um modelo pronto é como uma planta baixa padrão; a casa só ganha a sua cara com personalização. Adaptar a planilha para financeiro ao seu negócio é o que a tornará verdadeiramente útil.

• Liste suas categorias: antes de mais nada, pegue um papel e liste todas as suas fontes de receita e todos os seus tipos de despesa. Agrupe-os em categorias que façam sentido para você. Uma agência de publicidade terá categorias como “Criação de Campanhas” e “Mídia Paga”, enquanto uma padaria terá “Venda Balcão” e “Insumos (Farinha, etc.)”. Essas serão as categorias que você usará na sua planilha de fluxo de caixa e DRE.
• Defina centros de custo (se aplicável): se sua empresa já tem uma divisão clara de setores, você pode criar “etiquetas” para seus gastos. Por exemplo, uma despesa com marketing online pode ser etiquetada como do centro de custo “Marketing”. Isso ajuda a entender qual área da empresa está gastando mais.
• Ajuste os prazos de recebimento: na sua planilha de contas a receber, crie uma coluna para o “Método de Pagamento”. Isso te ajudará a projetar com mais precisão quando o dinheiro realmente entrará no caixa, pois os prazos de recebimento de um boleto, de um cartão de crédito e do Pix são diferentes.

Se sua empresa já tem uma divisão clara de setores, você pode criar ‘etiquetas’ para seus gastos, os chamados Centros de Custo. Isso ajuda a entender qual área da empresa está gastando mais e é um dos primeiros passos para uma contabilidade de custos mais apurada. Para entender a fundo os princípios técnicos por trás dessa separação, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) estabelece as normas que guiam essa prática.

Limites da planilha e a transição para um ERP

É preciso ser honesto: a planilha é uma ferramenta fantástica, mas ela tem limites. À medida que sua empresa cresce, a fundação precisa ser reforçada.

Quando a planilha se torna um problema?

• Quando mais de uma pessoa precisa inserir e editar dados ao mesmo tempo, gerando conflitos e versões desatualizadas.
• Quando o volume de transações diárias é tão grande que a digitação manual se torna um trabalho de tempo integral e uma fonte constante de erros.
• Quando um erro acidental em uma única fórmula pode comprometer a validade de todo o relatório, sem que ninguém perceba.
• Quando a segurança dos seus dados financeiros se torna uma preocupação, já que arquivos de planilhas podem ser facilmente copiados ou corrompidos.
• Quando você precisa de uma visão integrada entre finanças, estoque e vendas, algo que as planilhas não oferecem de forma nativa.
• Quando esses sinais aparecem, é a hora de considerar a transição para um sistema de gestão integrada (ERP). Um ERP resolve esses problemas ao centralizar, automatizar, proteger e integrar todas as informações da sua empresa em um único lugar.

Dicas de Excel financeiro

Enquanto você estiver usando planilhas, pode torná-las muito mais inteligentes com alguns truques simples de Excel financeiro (que também funcionam no Google Sheets).

• Formatação condicional: use esta função para destacar visualmente informações importantes. Por exemplo, você pode programar a planilha para que qualquer conta a pagar na sua lista com vencimento nos próximos 3 dias fique automaticamente com a célula vermelha.
• Validação de dados: para evitar erros de digitação e padronizar suas categorias, crie listas suspensas (drop-down). Em vez de digitar “Aluguel”, o usuário seleciona essa opção em uma lista pré-definida.
• Tabelas dinâmicas (Excel) e Função QUERY (Google Sheets): esta é a ferramenta mais poderosa para análise. Com ela, você pode criar resumos e relatórios automáticos a partir da sua base de dados de lançamentos. Por exemplo, você pode criar uma tabela que mostra o total gasto por categoria a cada mês, com apenas alguns cliques e sem precisar de fórmulas complexas. Para um guia detalhado sobre o tema, a página de suporte da Microsoft oferece um excelente tutorial de como Criar uma Tabela Dinâmica para analisar dados da planilha.

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Melhore o controle financeiro empresarial

A planilha para financeiro é, sem dúvida, a fundação indispensável para qualquer negócio que deseja sair do caos e alcançar um novo patamar de gestão. Ela traz clareza, previsibilidade e, acima de tudo, o controle necessário para que o empreendedor possa, finalmente, “ver” sua empresa através dos números e tomar decisões mais seguras.

No entanto, é fundamental lembrar que a ferramenta, seja ela uma planilha ou o sistema mais moderno do mercado, é menos importante do que a disciplina. A consistência de alimentar os dados corretamente, todos os dias, é o que transforma uma simples planilha em uma poderosa aliada. A organização financeira é, antes de tudo, um hábito.

À medida que sua casa, a sua empresa, cresce e se torna mais complexa, a fundação também precisa ser reforçada. Se você sente que suas planilhas estão chegando ao limite e precisa de ajuda para dar o próximo passo, seja na transição para um sistema mais robusto ou na terceirização de suas rotinas com um BPO, conte com a gente. 

A Multise Finance atua como a “equipe de engenharia” que ajuda seu negócio a construir a estrutura financeira certa para cada fase do seu crescimento.