Uma das atividades centrais do dia-a-dia do departamento financeiro está no contas a pagar, afinal, requer organização, disciplina, controle e processos bem definidos.
Independentemente do tamanho da empresa ou quantidade de pagamentos, um fluxo bem estruturado e com a utilização de boas ferramentas (sistemas de controle financeiro), podem tornar as atividades mais rápidas, simples e seguras.
Podemos definir como subatividades deste processo, em boa parte das pequenas e médias empresas:
Entradas / inputs / lançamentos de contas no sistema.
Nesta etapa, destaco alguns pontos importantes que precisam ser observados, como data correta de emissão por parte do fornecedor, categoria financeira, departamento e projeto / centro de custo (quando aplicáveis), alimentação correta do estoque (em empresas que comercializam produtos), se o pagamento é recorrente ou pontual. Não à toa, mas estas informações precisam de atenção especial, pois refletirão diretamente na qualidade dos relatórios gerenciais e nas classificações fiscais / contábeis.
Lançamento no banco / internet banking para autorização.
Existem boas práticas que podem facilitar as operações, como a utilização do CNAB de pagamentos (disponíveis em alguns softwares), em que é possível gerar um arquivo único dentro do sistema após seleção dos pagamentos que serão efetivados e enviar ao banco pagador para aprovação. Sendo que depois de aprovado é possível realizar a recepção do arquivo de retorno, confirmando os pagamentos realizados e facilitando assim a próxima etapa do processo que é a conciliação bancária, processo que abordaremos em outro post.
Existem ainda outras possibilidades para agilizar o processo, como a utilização do DDA (Débito Direto Autorizado), em que é possível recepcionar via internet banking todos os boletos emitidos contra a sua empresa. Mas aqui atenção especial, em que se faz necessário a realização de uma conferência prévia em relação ao que foi devidamente recepcionado pelo departamento por parte dos fornecedores e o que está disponível no banco para pagamento, afinal pode haver emissão de cobranças contra seu CNPJ que não necessariamente são devidas, como empresas de análise de crédito, ONG’s, sindicatos, etc., ou ainda emissões realizadas de forma enganosa ou fraudulenta.
Recepção, validação e arquivamento da documentação suporte (Notas fiscais, faturas, boletos, recibos, contratos, comprovantes, etc.).
Para resguardar e suportar toda a movimentação financeira da empresa, se faz necessária a correta validação de tudo que é programado para pagamento, afinal de contas, a correta apuração dos impostos e contabilização requer este tipo de controle, sendo necessário ainda, submeter à contabilidade tudo que está relacionado aos pagamentos e recebimentos da empresa.
Periodicidade dos pagamentos e aprovações bancárias.
Como maneira de gerar eficiência e otimização do tempo, implantar uma política de pagamento aos fornecedores em datas pré-determinadas (duas vezes ao mês, por exemplo), ou ainda preparar todos os pagamentos de um período futuro (semanalmente, por exemplo) e remeter para aprovação em lote, são procedimentos de baixa complexidade e que geram bons resultados. Com estas e outras boas práticas de processos e controles internos, possivelmente haverá menor incidência de falhas operacionais, como pagamentos duplicados, atrasados (que normalmente geram ônus por encargos adicionais) e errados (com devolução por parte do banco, por exemplo). E certamente trará mais segurança, organização e eficiência em todo o processo financeiro.
Por Felipe Oviedo
